Современное казначейство призвано исполнять гораздо больше функций, чем просто контроль выплат, поэтому условно все функции казначейства можно разбить на две группы: планирование и контроль, оптимизация процессов и процедур.
Планирование и контроль
Базовые функции любого казначейства – краткосрочное планирование движения денежных средств, формирование платежного календаря, поддержание платежеспособности компании и недопущение кассовых разрывов.
Более продвинутая задача – контроль оплат на соответствие бюджету. В самом простом виде она реализуется так. Если заявка на платеж есть в реестре выплат и ее сумма не превышает остатка по соответствующей статье бюджета движения денежных средств (БДДС), то документ отправляется на исполнение. Если ответ «нет» хотя бы по одному из этих двух пунктов – дополнительно согласуется с руководством.
Сложнее, когда информации о лимитах по БДДС явно недостаточно и нужна дополнительная проверка по бюджету доходов и расходов (БДР). В этом случае положительное решение нередко принимается вне зависимости от того, выше ли сумма, чем запланировано в БДДС. Например, компании предложили оплатить аренду за три месяца вперед со скидкой 20 процентов. Здесь контроль по БДДС не имеет смысла, ведь в этом бюджете может быть заложена выплата в расчете на месяц (при этом денег в свободном остатке хватает на трехмесячный арендный платеж). А проверка по БДР (с учетом разнесения суммы на три месяца равными частями) даст зеленый свет такому предложению. И компания в итоге выиграет в прибыли.
С планирования и контроля оплат постановка казначейства только начинается. Следующий этап – проверка исполнения корпоративных процедур.
Выплата денег – это такое уникальное событие в хозяйственной деятельности, к которому можно привязать различные контроли. В оперативном перечислении средств заинтересован не только контрагент, но и инициатор платежа. Для последнего это означает своевременную поставку товаров или начало работ по проекту в срок. Следовательно, момент обработки заявки вполне может послужить контрольной точкой, например, в части управления рисками. Конечно, это напрямую не входит в задачи казначейства. Но поскольку для реализации большинства управленческих решений требуются деньги, платежный календарь и послужит «проверочным постом» для них.
Достаточно выделить ключевые риски, определить, как по ним должны приниматься решения, спроецировать их на платежный календарь и не пропускать оплат без нужных согласований.
Также можно добавить в перечень функций казначейства такие составные части управления рисками, присущие этому подразделению, как страхование имущества, хеджирование открытых валютных позиций и контроль над эффективным использованием капитала предприятия.
Дальнейшее развитие контрольных функций казначейства – корпоративные обязательства . В краткосрочном периоде компании зачастую ограничены в управлении большинством своих расходов. Договоры с поставщиками и подрядчиками уже заключены, плюс есть такие обязательные платежи, как зарплата, аренда, налоги и пр. В идеале в казначейство (как вариант в отдел) должна поступать информация обо всех будущих (реальных и возможных) расходах по всем договорам. И если разнести этот суммарный объем обязательств по времени – график выплат компании будет практически готов.
Почти каждую заявку на платеж следует привязать к определенному договору (конечно, для мелких расходов можно сделать исключение). Нет действующего документа – нет оплаты. Если такое правило установлено, то заявка проверяется казначейством не только на соответствие бюджету, но и контракту (действительно заключен, в нем прописаны именно такие обязательства, сумма не отличается от договорной, условия оплаты те же). Это простое требование, но на практике порой возникает необходимость в оплате по еще не подписанному обеими сторонами договору.
Т.о. у казначейства есть еще одно направление для контроля – исполнение обязательств самой компанией и ее деловыми партнерами, например, по кредиту и поставщиками.
Чтобы не допускать просрочек и сделать систему казначейства эффективной для управления можно ввести определенные контрольные показатели, например, «процент просроченной кредиторской задолженности по сырью» и закрепить его как KPI за казначейством (норматив – 0%).
При передаче дополнительных функций казначейству, не стоит забывать, что основные задачи этого отдела – обеспечить компанию денежными ресурсами, а также правильно и своевременно исполнять платежи, укладывающиеся в рамки бюджета. Поэтому нужно тщательно оценивать эффективность мер по расширению обязанностей казначейства. Ведь при нерациональном подходе можно навредить действующим процессам и увеличить расходы компании.
Вроде бы не главная с управленческой точки зрения, но не менее важная функция – контроль корректности данных для целей бухгалтерского (налогового) учета. Имеется в виду проверка заявки на правильность заполнения реквизитов контрагента, договора, наличия платежных документов. И это тоже могут делать в казначействе.
Оптимизация платежных процессов и процедур
Первая из задач второго блока функций казначейства – оптимизация движения денежных средств, а также их остатков по источникам финансирования и валюте платежа с целью снижения стоимости привлеченного капитала и максимизации дохода от размещения временно свободных денег. Для группы компаний решение этой задачи существенно упрощается, если создается централизованное казначейство. Причем не обязательно переводить все дочерние предприятия в один банк и на единый расчетный счет, достаточно иметь доступ к их счетам (Cash management). Только будьте осторожны с использованием такого инструмента как Cash management и заранее продумайте схемы товарно-денежных потоков и межхозяйственных связей. Кроме того, территориально распределенным компаниям централизованное казначейство поможет увеличить оборачиваемость денег. Все дело в часовых поясах. Сначала оплачиваете по счетам дальневосточного банка, в конце операционного дня переводите остатки в Москву и оплачивайте их счета. В столице можно деньги весь день использовать и под вечер перевести обратно.
В холдингах казначейство зачастую играет роль внутреннего расчетно-кассового центра, практически банка. Оно перераспределяет деньги между проектами (бизнесами), отвечает за внутрикорпоративное кредитование. И здесь возникает новая задача – корректный расчет рентабельности проектов (бизнесов) с учетом внутренней стоимости денег. Результаты этих расчетов понадобятся при оптимизации бизнес-портфеля.
Отдельная задача для казначейства – оптимизация залоговой массы и повышение кредитоспособности компании. Ведь многие производственные и торговые компании не могут договориться с банками о новом займе по одной причине – нет качественного и достаточного обеспечения. В этой ситуации казначейству можно вменить управление залогами: когда и какой из них и под какой кредит будет заведен, когда освобожден и станет доступным для нового кредитного договора. Ожидаемый результат – повышение оборачиваемости залогов. Кроме того, в зависимости от состава и ликвидности последних может меняться процентная ставка по банковским кредитам.
Основная функция казначейства – это управление денежными потоками. Нужно собрать деньги, зачислить их на счета компании и произвести оплату. Все остальное – составляющие, которые помогают выполнять поставленные задачи. В одних компаниях казначейство включает корпоративные финансы, в других – это два разных подразделения.
Повышение качества управленческого учета и отчетности – в этом также может помочь казначейство. В управленческом учете, как правило, сроки закрытия гораздо короче, чем в бухгалтерском. Необходимо завершить период задолго до того, как будет полностью готова первичная база и отчетность по РСБУ. И не важно, какой метод трансформации используется (трансляция от документов или конвертация оборотов по счетам), в любом случае в управленческом учете требования к оперативности и глубине аналитики гораздо выше, чем в бухгалтерском.
Но ведь вся управленческая аналитика по деньгам есть уже в заявках на выплату денежных средств. Поэтому при поступлении выписки из банка каждую выплату можно связать с породившей ее заявкой и автоматически подцепить из последней все управленческие аналитики. Поскольку выписки банка вводятся в систему учета оперативно, то и управленческая отчетность для топ-менеджмента по факту движения денежных средств во всех необходимых разрезах формируется достаточно быстро. Более того, информация по затратам компании также может вноситься на основании выплат, то есть тех же заявок. Поэтому можно сделать так, чтобы информация по оплаченным заявкам автоматически формировала так называемый управленческий факт по расходам. Прошла оплата – сформировался предварительный расход, сразу видно фактическое отражение в бюджете движения денежных средств и бюджете доходов и расходов.
С предыдущей задачей связана еще одна – ускорение закрытия периода. А точнее, один из ее аспектов – повышение исполнительской дисциплины. Часто сроки закрытия страдают из-за позднего представления первичных документов сотрудниками или контрагентами. Уговорами тут не поможешь, нужны жесткие меры. Можно установить дополнительные проверки в процессе выплат. Есть у заявителя авансовый отчет под ранее выданные деньги или другие оправдательные документы? Нет – не получишь деньги по новой заявке. Или если контрагент по предыдущей оплате не представил акты выполненных работ по предыдущему авансу, на очередной транш он может не рассчитывать. И так системно можно проанализировать все узкие места в процессах получения первичных документов и завязать их на платежный календарь.
С уважением Молодой Аналитик
Ошибки в работе казначейства могут дорого стоить компании. Даже малейшая задержка с оплатой заставит кредиторов усомниться в ее финансовой устойчивости. Во избежание всевозможных рисков необходимо регламентировать работу казначейства. Необходимый минимум - положение о казначействе и регламент осуществления платежей.
Положение о казначействе
Прежде чем начать детально прорабатывать последовательность осуществления платежей, формы отчетности и реестров, нужно создать положение о работе казначейства. Этот документ призван закрепить цели и задачи этого подразделения, функции, выполняемые им, а также принципы взаимодействия с другими структурными единицами компании. Несмотря на кажущуюся формальность положения о работе казначейства, оно решит многие проблемы и избавит компанию от внутренних конфликтов (образец Положения о казначействе компании см. ниже).
ОПЫТ ПРАКТИКА
Ирина Харисова,
вице-президент и финансовый директор «АБС Холдингс»:
«Создавая положение о казначействе для нашей дочерней компании ОАО «Всероссийский научно-исследовательский, проектно-конструкторский и технологический институт релестроения с опытным производством», мы руководствовались простым правилом: деятельность любого подразделения должна быть регламентирована, чтобы можно было четко разграничить полномочия и ответственность, а таго холдинга. Несмотря на традиционную активную научно-исследовательскую работу ВНИИРа в области релкже упорядочить все процессы, связанные с управлением деньгами. Данное положение стандартно для всех предприятий нашеестроения, компания также достаточно успешно ведет производственную деятельность. По прошлому году их выручка составила более 120 млн долларов.
Каких-то серьезных проблем в работе до введения Положения о казначействе не возникало, во многом благодаря тому, что этот документ появился одновременно с созданием казначейской службы. В противном случае прецеденты не заставили бы себя ждать, конфликты между подразделениями стали бы нормой. Например, казначейство имеет право требовать санкции или предлагать поощрить менеджеров по продажам. Дело в том, что в качестве одного из критериев мотивации для них является своевременное получение денежных средств от заказчиков, чтобы дебиторская задолженность не превращалась в хроническую, тем самым «проедая» всю заложенную в цену прибыль.Так вот, если после отгрузки покупатель задерживает платежи, казначейство предоставляет необходимые данные для снижения бонуса продавца. Почва для конфликта и дальнейшего выяснения отношений на тему, у кого и какие права есть, была бы обеспечена. Положение о казначействе сразу снимает эти и многие другие вопросы».
Регламент платежей
Другой не менее важный документ, который должен быть разработан для казначейства, – регламент исполнения платежей. Обеспечить контроль над всеми платежами – одна из основных задач любого финансового директора (образец Регламента взаимодействия подразделений при проведении безналичных платежей в компании см. далее).
ОПЫТ ПРАКТИКА
Андрей Демидов,
начальник отдела корпоративных финансов компании «Евросеть»:
«У нас матричная структура подчинения. Все филиалы функционально подчиняются головному офису. Отдел корпоративных финансов головного офиса, который в принципе можно называть департаментом казначейства – в этом не будет ошибки – включает следующие подразделения: группа по работе с финансовыми институтами (получение кредитов и эквайринг), группа по обслуживанию кредитных организаций (организация и контроль инкассации, открытие/закрытие р/с),группа казначейства (распределение всех платежей между филиалами и банками), группа по страхованию имущества, группа банк-клиент (отправка платежей, разнесение выписок) и касса.
В филиалах все проще. У финансового директора филиала есть в подчинении финансовый менеджер и операционистки, которые отправляют все платежи и разносят выписки. Все платежи у нас в обязательном порядке согласовываются в головном офисе. Схема прохождения платежей, на мой взгляд, достаточно простая и понятная. У нас есть бюджет движения денежных средств, из которого понятны все предстоящие платежи. Помимо него составляется еженедельный прогноз движения денежных средств в разрезе ЦФО. Каждому подразделению выделяется определенная сумма на неделю в соответствии с бюджетом. Все филиалы с утра собирают данные о выручке, остатках на счетах и присылают в головной офис до 13.00 (отчет называется Daily Cash Flow). Мы видим их предстоящие расходы и знаем, сколько денег они перечислят в головной офис (все свободные средства они направляют в ПО).
Что касается авторизации платежей, то все это происходит в модуле SAP в режиме онлайн. То есть филиалы выставляют заявки, просят их оплатить, мы согласовываем, после чего ставим статус «к оплате». Дальше остается выбрать, с какого расчетного счета мы можем платить (грубо говоря, выбрать, где есть деньги), и выгрузить готовую платежку в систему «банк-клиент». Внедрять SAP мы начали в 2005 году, закончили создание системы электронного визирования платежей во всех филиалах в конце 2007 года.
Образец положения о казначействе
ДОКУМЕНТ С КОММЕНТАРИЯМИ ИРИНЫ ХАРИСОВОЙ, ВИЦЕ-ПРЕЗИДЕНТА И ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА «АБС ХОЛДИНГС»
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ОАО «ВНИИР»
________________ Г.С. Нудельман
«____» ________________2009 г.
ПОЛОЖЕНИЕ О КАЗНАЧЕЙСТВЕ
I. Общие положения
Казначейство является структурным подразделением и подчиняется финансовому директору института.
В своей деятельности казначейство руководствуется Политикой ОАО «ВНИИР» в области качества на текущий момент и на перспективу, настоящим Положением, требованиями государственных нормативных документов.
Компания сертифицирована на соответствие требованиям качества по стандартам ISO. Оговорка о соответствии работы казначейства стандартам качества сделана в том числе для того, чтобы соответствовать правилам сертификации. Более того, один из наших очень крупных клиентов требовал продемонстрировать Положение о казначействе, чтобы быть уверенным в качестве исполнения платежей.
II. Задачи
Организация финансовой деятельности института, направленной на обеспечение финансовыми ресурсами заданий плана, сохранности и эффективного использования основных фондов и оборотных средств, трудовых и финансовых ресурсов института, своевременности платежей по обязательствам в государственный бюджет, поставщикам и учреждениям банков.
Конечно, казначейство в первую очередь отвечает за сохранность и эффективность использования оборотных средств, а именно денег и дебиторской задолженности. Задача обеспечения сохранности и эффективности использования основных фондов, а также трудовых ресурсов, как бы странно ни выглядела, если вдуматься, тоже понятна. Например, произойдет по вине казначейства задержка с выплатой заработной платы, и ни о какой сохранности трудовых ресурсов, а точнее кадров, не будет и речи.
III. Структура
Структуру и штат отдела утверждает генеральный директор по представлению финансового директора.
Распределение обязанностей между работниками отдела осуществляется руководителем казначейства в соответствии с должностными инструкциями и настоящим Положением.
IV. Функции
1. В области финансово-кредитного планирования
1.1. Составление в установленные сроки проектов финансовых планов института со всеми необходимыми расчетами с учетом максимальной мобилизации внутрихозяйственных резервов, наиболее рационального использования основных и оборотных фондов.
1.2. Участие в составлении и представление в установленные сроки кредитных заявок в учреждения банков.
Казначейство именно участвует в составлении и представлении в установленные сроки кредитных заявок в учреждения банков, но не договаривается о кредитах. Весь переговорный процесс с кредитными организациями возложен на головной офис компании «АБС Холдингс». Поэтому задача казначейства – подготовить весь необходимый пакет документации, в срок согласовать его и передать банку.
1.3. Участие в определении потребности собственных оборотных средств по элементам и расчет нормативов оборотных средств.
1.4. Составление плана финансирования централизованных капитальных вложений и плана финансирования капитального ремонта основных фондов.
1.5. Осуществление расчетов по предъявлению претензий поставщикам и подрядчикам и по перечислению экспортной премии.
1.6. Доведение показателей утвержденного финансового плана и вытекающих из него заданий, лимитов, норм и нормативов оборотных средств до отделов, служб, цехов института и осуществление систематического контроля за их соблюдением и выполнением.
1.7. Составление на предстоящий месяц и на внутримесячные периоды оперативных финансовых планов.
1.8. Обеспечение выполнения финансового, кредитного и кассового планов.
2. В области финансово-оперативной работы
2.1. Обеспечение в установленные сроки: платежей в государственный бюджет; уплаты процентов за кредит по краткосрочным и долгосрочным ссудам; выдачи заработной платы работникам института и осуществления других кассовых операций; оплаты счетов поставщиков и подрядчиков за отгруженные материальные ценности, оказанные услуги и выполненные работы в соответствии с заключенными договорами.
2.2. Обеспечение финансированием затрат, предусмотренных планом.
2.3. Оформление испрашиваемых кредитов в соответствии с действующими правилами кредитования и обеспечения возврата полученных ссуд в установленные сроки.
2.4. Предъявление в учреждения банков оформленных в установленном порядке платежных требований, других расчетных документов за отгруженную продукцию, оказанные услуги и выполненные работы; обеспечение своевременного получения документов на отгрузку продукции, выписки счетов и принятия мер к своевременному получению причитающихся с покупателей средств.
Ситуацию с дебиторской задолженностью, помимо менеджеров по продажам, контролирует казначейство. Поэтому для этого подразделения предусмотрены такие функции. И именно казначейство может остановить отгрузки клиентам, если те не платят по своим долгам. Подобная ситуация не так давно имела место. Казначей напрямую связался с вице-президентом и сообщил о несогласии с применяемой политикой отгрузки, которая не соответствовала кризисным условиям. Руководство предприятия не спешило принимать решение об ее изменении. Дальше проблему решала уже головная компания «АБС Холдингс».
2.5. Ведение ежедневного оперативного учета выполнения показателей финансового плана.
2.6. Составление и представление руководству института сведений и справок о ходе выполнения основных показателей финансового плана и о финансовом состоянии.
2.7. Составление и своевременное представление вышестоящей организации, финансовым органам и учреждениям банков установленной оперативной финансовой отчетности.
2.8. Осуществление мероприятий, способствующих ускорению оборачиваемости средств в расчетах.
Предприятия «АБС Холдингс» расположены в разных регионах, что может несколько увеличить время с момента оплаты до зачисления денег на расчетный счет контрагента. Чтобы этого не происходило, казначейство может заранее перечислить деньги на счета московского филиала банка, в котором обслуживается то или иное предприятие, чтобы ускорить расчеты, например, с московскими поставщиками.
2.9. Совместно с отделами и службами института: рассмотрение претензий и санкций, предъявленных покупателями и заказчиками, и разработка предложений по устранению недостатков, вызывающих эти претензии; предъявление претензий (совместно с юридическим отделом) и применение санкций к покупателям, поставщикам и заказчикам; принятие мер (совместно с юридическим департаментом и главной бухгалтерией) по своевременному и полному взысканию дебиторской задолженности с покупателей и других дебиторов.
2.10. Внедрение наиболее целесообразных форм расчетов с покупателями и поставщиками, способствующих своевременности платежей, и обеспечение соблюдения правил ведения этих расчетов.
2.11. Получение, хранение, оперативный учет и выдача наличных денег, ценных бумаг и бланков строгой отчетности в соответствии с Положением о ведении кассовых операций.
2.12. Соблюдение установленного соответствующим банком лимита остатка наличных денег в кассах института и обеспечения полной сохранности денежных знаков.
3. В области контрольно-аналитической работы
3.1. Осуществление контроля: за выполнением показателей финансового, кассового и кредитного планов; за состоянием отгрузки и реализация продукции; за использованием по целевому назначению собственных и заемных оборотных средств в целом по предприятию; за получением наличных денег в учреждениях банков на выплату заработной платы и другие расходы строго в пределах причитающихся сумм, определенных исходя из установленных правил и кассовых планов, утвержденных предприятием, и за соблюдением кассовой дисциплины. По всем вопросам, связанным с осуществлением перечисленных функций, финансовый отдел вносит свои предложения руководству института.
3.2. Осуществление систематического анализа бухгалтерской, статистической и оперативной отчетности по вопросам, связанным с выполнением финансового, кассового и кредитного планов, соблюдением финансовой и платежной дисциплины; прогнозирование результатов хозяйственно-финансовой деятельности; улучшение использования основных фондов и оборотных средств; выявление и мобилизация внутрипромышленных резервов и дополнительных источников финансирования.
3.3. Участие в организации работы по анализу производственно-хозяйственной деятельности института и определение влияния этой деятельности на финансовые показатели.
3.4. Участие в заключении хозяйственных договоров и принятие финансовых условий.
3.5. Участие в работе по совершенствованию организации и планирования оборотных средств и в осуществлении мероприятий, направленных на ускорение оборачиваемости оборотных средств института.
V. Взаимоотношения казначейства с другими подразделениями и дочерними институтами
1. С руководством института
Получает: планы по корректировке стратегии института, согласованные и утвержденные бюджеты. Предоставляет: оперативные данные управленческого учета, проекты регламентов и бюджетов, результаты финансового анализа и прогнозирования.
2. С департаментами
Порядок получения счетов и прохождения заявок на оплату подробно изложен в регламенте осуществления платежей.
VI. Права
1. Требовать от подразделений института представления материалов (данных анализа хозяйственной деятельности бухгалтерского, статистического и оперативного учета и т. д.), необходимых для осуществления работы, входящей в компетенцию казначейства.
2. Контролировать финансовую деятельность подразделений института и давать их руководителям рекомендации по организации и ведению финансовой работы.
3. По результатам хозяйственной деятельности давать предложения руководству института о применении санкций и о поощрениях по отношению к отдельным работникам и подразделениям института.
Казначейство не принимает единоличных решений о премировании или депремировании менеджеров по продажам, допустивших возникновение просроченной дебиторской задолженности. Тем не менее именно это подразделение может наложить свое вето на выделение премий «нерадивым продажникам». Бывают и обратные ситуации, когда казначейство инициирует выплату дополнительных бонусов тем специалистам отдела продаж, клиенты которых платят регулярно и точно в срок.
4. По уполномочию руководства института распоряжаться финансовыми ресурсами и подписывать (первой подписью) денежные, платежные, расчетные, кредитные и другие финансовые документы, с соблюдением действующего законодательства, правил договоров, инструкций, а также утвержденных планов, смет и согласованных реестров на оплату.
5. Представлять предприятие в финансовых, кредитных и других организациях по финансовым вопросам.
6. Визировать все документы, связанные с финансовой деятельностью института (планы, сметы, отчеты, договоры, приказы, распоряжения и др.).
Любой значимый контракт или иной документ, с которым в будущем будут связаны денежные потоки компании, должен пройти согласование в отделе казначейства. Без этого не будет полноценного контроля над расходованием средств.
7. Указания финансового отдела в пределах функций, предусмотренных настоящим Положением, являются обязательными к руководству и исполнению подразделениями института.
VII. Ответственность
1. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим Положением на отдел казначейства задач и функций, а также за реализацию Политики ОАО «ВНИИР» в области качества несет начальник казначейства.
2. Ответственность за обеспечение выполнения документально оформленных требований системы менеджмента качества ОАО «ВНИИР», Руководства по качеству несет начальник казначейства.
3. Степень ответственности других работников устанавливается должностными инструкциями.
Пример регламента платежей
ДОКУМЕНТ С КОММЕНТАРИЯМИ АНДРЕЯ ДЕМИДОВА, НАЧАЛЬНИКА ОТДЕЛА КОРПОРАТИВНЫХ ФИНАНСОВ КОМПАНИИ «ЕВРОСЕТЬ »
КОМПАНИЯ ЕВРОСЕТЬ
Исполнитель:
Редакция: от 28.02.08
Страниц всего:
10 Утверждено: Приказ № О-0261 от 28.02.2008
Статус:
Действующий
1. Термины и определения и сокращения
1.1. Поставщик товара – поставщик телефонов, аксессуаров и портативной техники.
1.2. Заявка – заявка на безналичный платеж или заявка на получение денежных средств на командировку.
1.3. ГО – Головной офис.
1.4. СГБ – служба главного бухгалтера.
2. Назначение
2.1. Настоящий Регламент определяет сроки, порядок действий и ответственность сотрудников Компании при проведении безналичных платежей.
3. Применение
3.1. Регламент обязателен для применения всеми сотрудниками Компании.
4. Оформление и подача заявки на безналичный платеж
Для проведения безналичного платежа инициатор платежа в ГО/в Филиале:
4.1. Оформляет зая вку на безналичный платеж (далее заявка) (Приложение 1).
4.2. Прикладывает к заявке копии первичных документов, подтверждающих необходимость проведения платежа:
– предоплата – счет;
– оплата по факту выполненных работ, услуг – акт выполненных работ, услуг/накладная;
– при первом платеже по новому договору дополнительно необходима копия договора, а при первой оплате строительно-ремонтных работ – смета.
4.3. Передает заявку с первичными документами бюджетному контролеру в Головном Офисе/ответственному лицу в Филиале в соответствии с Приказом об утверждении списка ответственных лиц Компании.
4.4. Сроки передачи и прохождения всех заявок на безналичный платеж, кроме заявок по платежам поставщикам товара указаны в (Приложении 2).
Если говорить в самых общих чертах, то в среднем на прохождение платежа отводится два дня максимум. В отношении поставщиков мы стараемся действовать более оперативно, чтобы не испортить партнерские отношения. Платеж уходит в тот же день, когда подана заявка. Стоит отметить, что в головном офисе в день оплачивается порядка 500 заявок.
4.5. Сроки подачи и прохождение заявок на безналичный платеж по оплате поставщикам товаров указаны в Приложении 3.
5. Этапы утверждения заявки на безналичный платеж
5.1. После получения заявки от инициатора бюджетный контролер в ГО/ответственное лицо в Филиале:
5.1.1. Проверяет правильность оформления заявки.
Довольно часто встречаются ошибки в реквизитах контрагентов – где-то около 1–3 процентов от всех поданных заявок на платеж. Также на начальной стадии отсеиваются заявки, неверно заведенные по бюджетным статьям.
5.1.2. Проверяет наличие первичных документов к заявке.
5.1.3. Проверяет соответствие реквизитов контрагента в первичных документах и в учетной системе.
5.1.4. Проверяет возможность оплаты поданной заявки из средств бюджета.
5.1.5. Возвращает инициатору платежа заявку и первичную документацию и информирует его о причинах, если:
– заявка оформлена неправильно;
– к заявке приложена не вся первичная документация;
– если реквизиты контрагента в первичной документации не соответствуют реквизитам контрагента, указанным в учетной системе;
– в бюджете нет денежных средств для оплаты поданной заявки.
Оплата блокируется до следующего месяца, но бывают и исключения, в зависимости от важности платежа. И если выплата критически важна, то есть несколько вариантов действий: первый – взять деньги из бюджета следующего периода, а второй – по согласованию с вице-президентами соответствующих подразделений перекинуть средства из другой статьи бюджета.
5.1.6. Визирует полученную заявку.
5.1.7. Отражает в бюджете данные, указанные в заявке.
5.1.8. Передает заявку с первичными документами сотруднику Группы Казначейство ГО/бюджетному контролеру Филиала.
5.1.9. По российским поставщикам товара – организует хранение заявок с приложенными копиями первичных документов.
5.2. После получения заявки от бюджетного контролера в ГО/ответственного лица в Филиале сотрудник Группы Казначейство ГО / бюджетный контролер Филиала:
5.2.1. Проверяет правильность внесения данных заявки в бюджет.
5.2.2. При обнаружении ошибок информирует об этом бюджетного контролера в ГО/ответственное лицо в Филиале.
5.2.3. В случае недостатка денежных средств в бюджете блокирует платеж и информирует инициатора платежа и бюджетного контролера в ГО/ответственное лицо в Филиале о причине блокировки.
5.2.4. Передает заявки, кроме заявок по платежам, поставщикам товара, по реестру на подпись главному бухгалтеру юридического лица в ГО/в Филиале.
5.2.5. Забирает завизированную или заблокированную заявку с первичными документами у главного бухгалтера юридического лица в ГО/в Филиале по реестру. Факт блокировки заявки указывается в реестре.
5.2.6. В случае отклонения заявки главным бухгалтером юридического лица в ГО/в Филиале информирует инициатора и бюджетного контролера в ГО/ответственное лицо в Филиале о причине отклонения.
Случаи отклонения заявки главным бухгалтером в последнее время большая редкость, и все же бывают. Как правило, это происходит из-за того, что к заявке не приложена необходимая первичная документация, например оригинал договора.
5.2.7. Организует хранение заблокированных заявок до возможности совершения оплаты, но не дольше 1 рабочего дня. По истечении указанного срока возвращает заблокированную заявку бюджетному контролеру в ГО/ ответственному лицу в Филиале.
5.2.8. Передает заявки, в том числе по иностранным поставщикам товара, по которым возможно совершить оплату, с первичными документами начальнику Группы Казначейство ГО/Финансовому директору Филиала.
5.3. Начальник Группы Казначейство ГО/Финансовый директор Филиала:
5.3.1. Проверяет заявку на соответствие требованиям Положения о контрактной политике Компании.
5.3.2. Информирует бюджетного контролера в ГО/ответственное лицо в Филиале и возвращает инициатору заявку с первичной документацией, если заявка не соответствует требованиям Положения о контрактной политике Компании.
5.3.3. Ранжирует по приоритету платежей заявки, поступившие за день.
Приоритет платежа зависит от важности и срочности. Жестко формализованной процедуры определения приоритета нет.
5.3.4. Определяет заявки, подлежащие оплате в ближайший рабочий день. Остальные заявки оплачиваются на следующий рабочий день при наличии денежных средств.
5.3.5. Передает заявки, подлежащие оплате, с первичной документацией сотруднику Группы Казначейство ГО/Финансового департамента Филиала.
5.4. После получения заявок на оплату сотрудник Группы Казначейство ГО/Финансового департамента Филиала:
5.4.1. Для каждой заявки определяет банк оплаты.
Банк, из которого будет осуществлен платеж, определяется довольно просто. Утром в головном офисе уже есть сведения об остатках средств на всех счетах. Соответственно платеж уходит с того расчетного счета, на котором достаточно средств.
5.4.2. Передает заявки с первичной документацией в Группу Банк ГО/Филиала.
6. Оплата заявки на безналичный платеж
Сотрудник Группы «Банк» ГО/Филиала:
6.1.1. Проводит платежи на оплату по заявкам, полученным из Группы Казначейство ГО/Финансового департамента Филиала.
6.1.2. Организует хранение оплаченных заявок и первичной документации к ним в соответствии с Порядком работы Архива.
7. Особенности проведения безналичных платежей в ГО и в Филиалах, работающих в системе SAP R/3
7.1. Бюджетный контролер в ГО/ответственное лицо в Филиале дополнительно к п. 2.1. заносит заявку, полученную от инициатора, в систему SAP R/3 согласно Инструкции «Заявки на оплату».
7.2. Все этапы утверждения заявки фиксируются в системе SAP R/3 согласно Инструкции «Работа с отчетом ZZLSPR».
7.3. Конечным этапом прохождения бумажных заявок являются:
7.3.1. Все заявки, кроме заявок по платежам поставщикам товара – утверждение заявки главным бухгалтером юридического лица. Главный бухгалтер юридического лица организует хранение заявок и первичной документации к ним в соответствии с Порядком работы Архива.
7.3.2. Заявки по платежам российским поставщикам товара – утверждение заявки бюджетным контролером ГО/Ответственное лицо Филиала. Бюджетный контролер в ГО/ Ответственное лицо в Филиале организует хранение заявок по российским поставщикам товара с копиями первичной документации к ним в соответствии с Порядком работы Архива.
7.3.3. Заявки по платежам иностранным поставщикам товара – проходят все этапы утверждения: от бюджетного контролера в ГО/ответственного лица в Филиале до Группы банк ГО/Филиала, кроме п. 5.2.4., 5.2.5. Все филиалы с утра собирают данные о выручке, остатках на счетах и присылают в головной офис до 13.00 (отчет называется Daily Cash Flow).
Казначейские функции – это операции, связанные с управлением денежными активами. Во многих компаниях основные казначейские функции выполняет финансовый директор.
При организации системы казначейства важно учитывать «человеческий фактор», который имеет большое значение. Нажатием одной кнопки легко отправить платеж не по тем реквизитам, купить валюту не по тому курсу. Поэтому операции данного функционала должны быть четко регламентированы, а казначейские функции строго распределены. Свобода творчества и креативность здесь неуместны. Необходимы четко прописанные уровни принятия решений.
Казначейские операции на предприятии
Для удобства можно разделить блок казначейских операций на несколько подблоков и для каждого из них сформировать свой регламент. Например, в зависимости от специфики деятельности компании, такими блоками могут быть:
- Кредитные операции;
- Валютные операции;
- Операционная деятельность.
В рамках этих разделов гораздо удобнее сформировать конкретные регламенты и затем на их основе разработать должностные инструкции.
Блок «Кредитные операции»
Данный блок в рамках общего функционала казначейства предназначен для ведения всех операций, связанных с привлечением/возвратом заемного капитала. Компания может применять различные инструменты (см. схему 1):
- прямое кредитование;
- лизинг;
- факторинг;
- аккредитивное финансирование;
- овердрафт и т.д.
Схема 1. Кредитные продукты
Каждый из этих продуктов имеет свою специфику, которая должна учитываться при регламентации операций данного блока казначейских функций. Но есть и одно общее железное правило: перед началом каждого планового периода (это может быть и месяц, и квартал) руководитель казначейства (финансовый директор, финансовый менеджер) готовит плановый прогноз движения заемного капитала в рамках каждого кредитного продукта на основе (см. табл. 1):
- заключенных договоров;
- потребностей в финансировании;
- плановых остатков и т.д.
Таблица 1. Пример прогноза движения заемного капитала (период - ноябрь 2016 года)
| Кредитор | Номер | Дата оконч. | Ставка | Сальдо на нач. периода | Плановый расход в тек. пер. | Получение | Сальдо на кон. периода | ||
| Дата | Основной платеж | %% | |||||||
| Банк А | №839 | 30.12.2016 | 12% | 151 500 000 | 10.11.2016 | 50 000 000 | 1 500 000 | 100 000 000 | |
| Банк Б | №КЛ-12/53 | 01.07.2018 | 15% | 330 000 000 | 24.11.2016 | 200 000 000 | 30 000 000 | 100 000 000 | 200 000 000 |
Этот прогноз является основой для проведения всех ежедневных операций в рамках кредитной деятельности. Что касается регламентации процессов, приведу пример регламента бизнес-процесса «Возврат кредитного транша».
|
Пример регламента бизнес-процесса «Возврат кредитного транша»
|
Аналогичным образом можно подготовить регламенты, которые будут касаться работы с другими кредитными продуктами с учетом конкретной специфики.
Блок «Валютные операции»
Этот блок актуален для тех компаний, деятельность которых подразумевает привлечение валютного финансирования, либо какие-то экспортно-импортные операции.
Формирование отдельных регламентов в рамках блока «валютные операции» обязательно. Причина - пресловутый «человеческий фактор» может сыграть здесь очень негативную роль.
Базисом для всех процессов должен служить прогноз движения валюты, который до начала периода готовит руководитель казначейства (см. табл. 2).
Таблица 2. Пример прогноза движения валюты
| Дата | Сведения о платежах | Отклонения по курсу | |||
| Валюта | Сумма | Курс бюджета | |||
| 10.11.2016 | Доллары США | 15 000 | 62 | 65,1 | 59 |
| 17.11.2016 | Евро | 700 000 | 70 | 73,5 | 67 |
Однако этот прогноз не может предусмотреть те курсы, по которым будет продаваться/покупаться валюта, если только речь не идет о сделках хеджирования, когда курс определен заранее.
Поскольку волатильность на валютном рынке России весьма высока, и ситуация может измениться в течение нескольких минут, при формировании регламентов необходимо:
- Четко прописать уровень полномочий, которыми обладают сотрудники казначейства;
- Определить, как будет покупаться валюта, особенно в тех случаях, когда речь идет о необходимости покупки/продажи значительных ее объемов. Например:
- ежедневно, исходя из объемов свободных остатков денежных средств;
- разово - непосредственно перед сделкой.
Рассмотрим пример регламента бизнес-процесса «Покупка валюты для оплаты импортного контракта».
|
Пример регламента бизнес-процесса «Покупка валюты для оплаты импортного контракта»
|
На практике применяемая стратегия зависит от нескольких факторов:
- наличие свободного денежного потока;
- колебания курса;
- доступ к источникам финансирования. Например, если валюта покупается за счет кредита, то начать приобретать ее компания сможет только в тот момент, когда получит эти средства, даже если до этого курс был гораздо выгоднее.
Поэтому здесь не может быть какого-то жестко закрепленного правила. Решения должен принимать руководитель казначейства.
Блок «Операционная деятельность»
Это самый большой блок и по количеству транзакций, и по их разнообразию. Поэтому надо четко прописать схему выдачи акцепта на проведение платежей и, таким образом, разграничить уровень полномочий. Проще всего это сделать, внедрив в блок «Казначейство» ERP-системы предприятия алгоритм согласования заявок на финансирование. На схеме 2. представлена возможная разноуровневая схема согласований и движения заявок. В ней предусмотрены следующие ограничения:
- заявки на сумму до 500 000 рублей (эквивалент в валюте платежа) согласовывает руководитель казначейства;
- заявки на сумму 500 001-3 000 000 рублей (эквивалент в валюте платежа) - заместитель финансового директора;
- заявки на сумму 3 000 001 и выше (эквивалент в валюте платежа) - финансовый директор.
Схема 2. Схема согласований и движения заявок
 |
Также необходимо закрепить приказом или распоряжением порядок передачи функционала визирования на время отпуска/болезни/иного отсутствия уполномоченного сотрудника. Иначе хорошо продуманный механизм застопорится и начнет тормозить. А ведь управление деньгами - это оперативный процесс. Промедление может привести и к потерям, и к осложнению отношений с контрагентами.
Компаниям, имеющим разветвленную холдинговую структуру, филиалы/дочерние общества, расположенные в различных часовых поясах, необходимо определить:
- время передачи информации в головной офис;
- способы согласования срочных решений, если в офисе основной компании еще нерабочее время.
Казначейские функции: о чем нельзя забывать
При формировании системы казначейства, распределении казначейских функций и казначейских операций, важно не забывать про ключевые моменты. Выделим четыре из них.
- Регламенты, описывающие казначейскую деятельность, должны учитывать все возможные нюансы прохождения операций и строго определять уровни полномочий всех участников процесса.
- Скорость принятия того или иного решения может принести компании доход или убыток. Поэтому казначейство должно быть всегда мобильным участком, и от всех его сотрудников нужно требовать именно такого отношения к работе.
- Для того чтобы уменьшить количество ручного труда и минимизировать возможность ошибок на уровне внесения реквизитов в учетной базе необходимо:
- вести справочник контрагентов со всеми реквизитами, в том числе и банковскими;
- назначить ответственного сотрудника, который отвечает за ведение этого справочника и актуализирует информацию в нем.
Елена Агеева, финансовый директор ООО «Голдер Электроникс»
В сфере управления финансами работает более 25 лет, из них 14 лет - в компании "Голдер Электроникс" (владелец брендов Vitek, Rondell, Maxwell). Основные достижения: внедрила бюджетное управление и систему управленческой отчетности; реорганизовала финансовую службу компании.
В числе важнейших российских финансовых органов — Федеральное казначейство. Какие задачи оно решает? Как организовано управление данной государственной структурой?
Федеральное казначейство: нормативное регулирование
То, какие задачи решает Федеральное казначейство, функции выполняемые данным регулируются на уровне отдельных нормативных актов. Главным из них можно назвать Постановление Правительства № 703, принятое 01.12.2004 года. Данный нормативный акт регламентирует, как функционирует система Федерального казначейства, как организовано управление данным учреждением, и многие другие аспекты деятельности соответствующей государственной структуры.
Указанный источник права также определяет координаты рассматриваемого ведомства. Где же расположено Федеральное казначейство? Адрес ведомства, что примечательно, обозначен в регулирующем законодательстве несколькими пунктами. Один из них: Москва, ул. Ильинка, д. 7, 9, а также 10/2, строение 1.
Изучим теперь основные положения указанного нормативного акта в части определения задач, полномочий, функций, а также организации управления Федеральным казначейством подробнее.
Правоприменительные функции
В соответствии с положениями регулирующего законодательства рассматриваемое ведомство выполняет следующие основные функции:
- правоприменительные;
- контрольные и надзорные.
Фактически они соответствуют ключевым направлениям деятельности, которые осуществляет Федеральное казначейство.
Функции данного ведомства, которые классифицируются как правоприменительные, связаны, главным образом, с исполнением федерального бюджета, а также кассовым обслуживанием платежей, имеющих отношение к иным правоотношениям в рамках России. Федеральное казначейство, выполняя рассматриваемую функцию, выполняет предварительный, а также над соответствующими финансовыми операциями.
Контрольные и надзорные функции ведомства
Собственно, контроль — это другое важнейшее направление деятельности такой структуры как Федеральное казначейство. Функции в данном направлении работы ведомства могут быть связаны как с решением задач в рамках финансово-бюджетной сферы, так и со взаимодействием с частными структурами — например, аудиторскими фирмами. Контроль дополняется надзором — деятельностью, не предполагающей значительного вмешательства в хозяйственную деятельность субъектов бюджетного процесса и иных имеющих отношение к данной сфере организаций.
Функции государственной структуры, о которой идет речь, могут расширяться и дополняться — исходя из порядка исполнения ее полномочий, а также особенностей решения задач, которые возложены на ведомство.
Какими полномочиями обладает Федеральное казначейство?
Рассмотрим, таким образом, какие полномочия Федерального казначейства установлены регулирующим законодательством. К таковым относятся, в частности:
- доведение до участников бюджетного процесса сведений по лимитам обязательств, а также объемам государственного финансирования;
- учет операций, имеющих отношение к кассовому исполнению бюджета страны;
- открытие в Банке России, а также частных кредитных организациях счетов в целях учета государственных средств в соответствии с нормами законодательства РФ, установление режимов данных аккаунтов;
- открытие, а также ведение лицевых счетов по операциям участников бюджетного процесса;
- управление сводным реестром участников бюджетного процесса;
- учет по показателям сводной росписи государственного бюджета, по лимитам обязательств;
- предоставление в Минфин России оперативных сведений, а также отчетности, связанной с исполнением государственного бюджета;
- получение от участников бюджетного процесса материалов, которые нужны для формирования отчетности по исполнению государственного бюджета;
- распределение доходов от перечисления в бюджет налогоплательщиками федеральных платежей в соответствии с нормами законодательства;
- прогнозирование, кассовое планирование распределения средств государственного бюджета;
- управление различными операциями в рамках единого счета государственного бюджета;
- кассовое обслуживание исполнения различных бюджетов;
- осуществление кассовых выплат в рамках финансовых операций от лица компетентных государственных органов;
- проведение предварительного, а также текущего контроля над проведением операций с денежными средствами федерального бюджета, осуществляемых распорядителями и получателями;
- подтверждение финансовых обязательств государственного бюджета;
- применение разрешительной подписи в рамках реализации права на осуществление государственных расходов с учетом установленных лимитов;
- осуществление контроля и надзора в рамках бюджетного процесса;
- проведение внешнего контроля качества результатов работы аудиторских фирм в соответствии с законодательством РФ;
- проведение анализа исполнения различных бюджетных полномочий государственными и муниципальными структурами;
- оценка результатов работы главных администраторов средств государственных бюджетов, которая направлена на проведение внутреннего контроля и аудита, а также передача данным структурам необходимых рекомендаций;
- утверждение требований к реализации государственными и муниципальными органами контроля установленных законом полномочий;
- осуществление производства в рамках дел, связанных с административными правонарушениями в соответствии с нормами законодательства РФ;
- осуществление контроля над своевременностью, а также полнотой устранения различными субъектами бюджетного процесса выявленных нарушений законодательства РФ, а также над возмещением с их стороны причиненного вреда;
- представление в порядке, определенном законодательством, интересов государства в судебных органах власти в рамках рассмотрения споров, которые имеют отношение к компетенции ведомства.
Полный перечень полномочий рассматриваемого органа власти — очень объемный. Полностью он раскрывается в положениях Постановления № 703. Данные полномочия могут отражать самые разные задачи, которые решает Федеральное казначейство, функции, которые выполняет ведомство. Полномочия — важнейший ресурс осуществления любым органом власти поставленных задач, и они предоставлены законодательством России рассматриваемому ведомству, таким образом, в достаточно широком спектре.
Цели Федерального казначейства
Итак, полномочия Федерального казначейства мы рассмотрели, теперь изучим, какие задачи решает данное ведомство. Прежде всего, стоит отметить, что они определяются ключевыми целями соответствующей структуры. К таковым относятся:
- формирование общего информационного пространства деятельности государственных и муниципальных структур, которая связана с управлением финансовыми потоками;
- обеспечение эффективного кассового обслуживания субъектов различных секторов в рамках системы государственной власти;
- совершенствование расчетов в рамках бюджетного процесса;
- содействие повышению эффективности управления бюджетными средствами;
- обеспечение надежности казначейской системы государства;
- разработка основ, а также реализация эффективной политики в области кадров.
Какие задачи решает Федеральное казначейство?
В свою очередь, задачи Федерального казначейства, определяемые исходя из необходимости достижения отмеченных целей, будут следующими:
- обеспечение прозрачности, а также доступности для заинтересованных лиц сведений о бюджетном процессе;
- создание и обеспечение развития государственных информационных систем, имеющих отношение к управлению бюджетными средствами;
- кассовое обслуживание операций в рамках бюджетной системы на различных уровнях;
- обеспечение применения новых технологий в работе, совершенствование инфраструктуры взаимодействия с субъектами бюджетного процесса;
- кассовое обслуживание различных государственных фондов;
- участие в разработке нормативных актов, регулирующих проведение различных бюджетных платежей;
- создание необходимых условий для интеграции различных процессов на уровне системы государственных закупок, а также исполнения бюджетов;
- совершенствование подходов к выстраиванию кадровой политики.
Изучим теперь, каким образом законодательство РФ регулирует организацию работы рассматриваемой государственной структуры.
Организация работы Федерального казначейства
Какое место соответствующая государственная структура занимает в системе органов власти РФ? По закону Федеральное казначейство подотчетно исполнительному органу — Минфину РФ. Главное исполнительное лицо ведомства — руководитель Федерального казначейства. Он получает свою должность, а также освобождается от нее Правительством РФ по представлению главы Минфина РФ.
Руководитель ведомства несет персональную ответственность за осуществление соответствующей государственной структурой возложенных на нее полномочий. У руководителя Федерального казначейства есть заместители, которые также назначаются и освобождаются от занимаемых позиций Правительством РФ по представлению главы Минфина РФ. При этом определяет, сколько у руководителя Федерального казначейства должно быть заместителей.
Специфика работы территориальных органов
Рассматриваемая государственная структура осуществляет деятельность через территориальные органы. При этом то или иное отделение Федерального казначейства в регионах может функционировать наряду с подотчетными рассматриваемой структуре казенными учреждениями.
Представительства соответствующей государственной организации могут взаимодействовать с региональными исполнительными органами, муниципальными структурами, иными управомоченными субъектами. Однако то или иное региональное управление Федерального казначейства, так или иначе, подчиняется федеральному центру. Во многих случаях вступление данных структур в те или иные правоотношения на уровне субъектов РФ может потребовать санкционирования вышестоящими государственными органами власти.
Таким образом, как федеральные, так и региональные органы Федерального казначейства подотчетны его руководителю. Полезно будет рассмотреть подробнее, какие задачи он решает — таковые определены законодательством в достаточно широком перечне.
Задачи руководителя Федерального казначейства
В соответствии с регулирующим законодательством глава Федерального казначейства решает следующие задачи.
Прежде всего, это между назначенными заместителями. Тот объем работы, который выполняют подотчетные Москве органы Федерального казначейства, достаточно велик, и для осуществления эффективного контроля над деятельностью региональных структур руководителю имеет смысл распределить свои обязанности между своими подчиненными.
Человек, занимающий соответствующую должность, также решает задачи, которые связаны с предоставлением Министру финансов РФ:
- проекта положения о деятельности ведомства;
- предложения относительно определения предельной численности, фонда оплаты труда специалистов центрального аппарата, а также территориальных структур Федерального казначейства;
- предложения о назначении на официальные должности заместителей руководителя ведомства, а также глав территориальных структур;
- проектных документов по ежегодному плану, а также прогнозным показателям работы ведомства,отчета об исполнении положений, зафиксированных в них;
- предложений, связанных с разработкой проекта государственного бюджета в части обеспечения деятельности ведомства;
- проектных документов по положению о территориальных структурах ведомства;
- предложений, касающихся награждения сотрудников центрального аппарата, территориальных структур ведомства и иных лиц, которые работают в регулируемой сфере, государственными наградами.
Кроме того, руководитель рассматриваемой государственной структуры решает такие задачи как:
- определение лиц, которые должны работать в центральном аппарате, а также замещать лиц, которые возглавляют управление Федерального казначейства в том или ином регионе;
- рассмотрение вопросов, связанных с прохождением теми или иными гражданами государственной службы в рассматриваемом ведомстве;
- утверждение положений, регламентирующих деятельность структурных подразделений в рамках центрального аппарата организации;
- формирование структуры, а также штатного расписания в рамках центрального аппарата — в пределах тех ресурсов по оплате труда, что определены Правительством РФ;
- утверждение сметы расходов, связанных с финансовым обеспечением центрального аппарата ведомства в пределах ассигнований, отраженных в государственном бюджете;
- определение численности штата, а также величины фонда оплаты труда сотрудников, осуществляющих деятельность в региональных структурах Федерального казначейства;
- установление сметы расходов, связанных с финансированием подразделений ведомства в субъектах РФ;
- утверждение положения о ведомства, документов, регламентирующих иные ведомственные награды;
- издание приказов в пределах своей компетенции — в соответствии с положениями Конституции РФ, федеральных нормативных актов.
Резюме
Таковы особенности организации работы ведомства в соответствии с регулирующим законодательством. Деятельность федерального казначейства строго регламентирована, поскольку данное ведомство решает важнейшие задачи управления государственным бюджетом. Рассматриваемая организация функционирует в рамках строгой ведомственной вертикали.
В компетенции такого органа как Федеральное казначейство — исполнение бюджетов на разных уровнях. В свою очередь, ведомство подотчетно главному органу власти, отвечающему за экономическое развитие страны — Министерству финансов России. Специфика правового регулирования деятельности ведомства характеризуется установлением норм, предполагающих решение им широкого круга задачи при наличии, вместе с тем, достаточно большого объема полномочий, установленных федеральным законодательством.
Иван Черныш , эксперт в области бюджетного управления и анализа финансовой отчетности, рассказывает о том, как выстроить централизованное казначейство в территориально распределенной группе компаний с различными видами деятельности.
А именно:
- определить цели централизованного казначейства;
- проанализировать текущие процессы;
- выявить роли головной компании и ее функции;
- разработать бюджет движения денежных средств, его структуру и аналитику;
- создать процедуру согласования заявок;
- написать регламент выполнения казначейских функций;
- автоматизировать процесс по группе;
Отметим, в рассматриваемом примере сложность заключается в том, что каждая компания, входящая в группу, работает со своим банком или группой банков. Казначейская функция (регламент по казначейству, регламент по планированию ДДС, кредитная политика и т.д.) отличается.
Этап 1. Определение целей централизованного казначейства
Прежде всего, задумайтесь о целях создания централизованного казначейства. Во многом в зависимости от целей выстраиваются те или иные процессы.
Цели могут быть следующие:
- формирование консолидированных планов по ДДС как оперативных (до 1 года), так и стратегических (3-5) лет;
- контроль над расходами дочек, с целью оптимизации денежного потока и повышения ликвидности как отдельного дочернего зависимого общества (ДЗО), так и всего холдинга;
- контроль и оптимизация дебиторской/кредиторской задолженности (часто эту задачу тоже рассматривают в рамках казначейства);
- отслеживание внутригрупповых оборотов;
- вопросы внутригруппового финансирования и т.д.
Этап 2. Анализ текущих процессов
Проведите анализ казначейских процессов в дочерних компаниях:
- с какими банками работает каждое ДЗО;
- состояние расчетных счетов;
- условия по кредитным продуктам (овердрафты, кредитные линии и т.д.);
- использование банковских продуктов (например, зарплатный проект);
- депозиты, овернайты и прочие инструменты инвестирования свободных денежных средств;
- процесс планирования ДС. Основные драйверы бюджетирования ДДС, состав БДДС, аналитика (корпоративное бюджетирование - это отдельная большая тема, нас интересует только БДДС). Как разработать кодификатор ДДС — разберем ниже;
- процесс обслуживания и согласования платежей;
- учетные системы, в которых регистрируются документы.
Такой анализ поручите сделать либо службе внутреннего аудита и контроля, либо непосредственно самой службе казначейства, если она есть в вашей компании. Информацию для анализа должны предоставить финансовые службы или бухгалтерии региональных компаний.
Обычно такие запросы оформляются приказом за подписью генерального директора, в котором указывается, что необходимо предоставить, в каком формате и к какому числу. Лучше если вы сами разработаете таблицу, которую необходимо будет заполнить каждому предприятию. Это поможет проще свести информацию.
На основе предоставленной информации сделайте выводы:
- Анализ банков и условий по кредитным продуктам поможет определить охват ДЗО теми или иными банками и условия по кредитованию. Если 70% предприятий группы работает с конкретным банком, это повод договориться с ним об особых условиях сотрудничества:
- выгодное размещение ДС;
- льготное кредитование.
В тоже время региональные банки могут предложить более интересные условия по сравнению с федеральными банками.
2. На основании данных об остатках на расчетных счетах можно понять, какой объем ДС в валюте и в рублях находится в распоряжении каждого ДЗО. Эта информация поможет при решении вопросов внутригруппового финансирования.
3. Процессы и регламенты по планированию и обслуживанию платежей дают возможность понять уровень управления процессами каждого ДЗО.
Полезно проанализировать такие регламенты, поскольку они могут быть связаны со спецификой работы предприятия. При подготовке общего регламента это специфику нужно будет учесть.
4. Анализ учетных систем поможет в дальнейшем при автоматизации процесса. Полезно эти данные свести в некую общую таблицу. Пример см. в таблице 1.
Таблица 1. Анализ учетных систем
| № п/п | ДЗО, филиал
Город |
Бухгалтерская программа
Банк |
| Центральный | ||
| 1 | Предприятие 1 | 1С Предприятие 8.1 |
| Москва | Клиент-банк Сбербанка | |
| Банк Легион клиент-банк | ||
| АКБ Легион | ||
| АКБ Инвесторгбанк | ||
| Филиалы | ||
| 2 | Филиал1 | 1С Предприятие 7.7 |
| Москва | Банк Легион-Клиент-банк | |
| Сбербанк России | ||
| 3 | Филиал 2 | 1С Предприятие 7.7 |
| Москва | Клиент-банк Сбербанка | |
| 4 | Филиал 3 | 1С Предприятие 7.7 |
| Самара | Клиент-банк — КБ Газбанк | |
| 5 | Филиал 4 | 1С Предприятие 7.7 |
| Воронеж | Клиент-банк Сбербанка | |
| 6 | Филиал 5 | 1С Предприятие 7.7 |
| Химки МО | Клиент-банк Сбербанка | |
| Сбербанк России | ||
| 7 | Филиал 6 | Инотек |
| Сарталово ЛО | Клиент-банк Сбербанка | |
| Клиент-банк ВТБ | ||
| 8 | Филиал 7 | 1С Предприятие 7.7 |
| Калининград | ОАО КБ Регинальный кредитный банк — Клиент банк | |
| ОАО КБ Регтональный Кредитный Банк | ||
| 9 | Филиал 8 | 1С Предприятие 8.0 |
| п. Пруды ЛО | Клиент-банк ВТБ Северо-Запад | |
| Филиал 9 | Excel | |
| п. Цашниково МО | Сбербанк России | |
| 10 | Предприятие 2 | 1С Предприятие 8.0 |
| Москва | 1С Предприятие 7.7 | |
| ОРГБАНК-Клиент-банк | ||
| Сбербанк России | ||
| ООО Мой Банк | ||
| ОАО КБ Соцгорбанк | ||
| ОАО Нота-Банк | ||
| ОАО АКБ Держава | ||
| АКБ Инвестторгбанк (ОАО) | ||
| Филиалы | ||
| 11 | Филиал 1 | 1С Предприятие 8.0 |
| Москва | 1С Предприятие 7.7 | |
| ОРГБАНК-Клиент-банк | ||
| 12 | Филиал 2 | 1С Предприятие 8.0 |
| Москва | 1С Предприятие 7.7 | |
| ОРГБАНК-Клиент-банк | ||
| 13 | Филиал 3 | 1С Предприятие 8.0 |
| Москва | 1С Предприятие 7.7 | |
| ОРГБАНК-Клиент-банк | ||
| 14 | Филиал 4 | 1С Предприятие 8.0 |
| Москва | 1С Предприятие 7.7 | |
| ОРГБАНК-Клиент-банк | ||
| И т.д. |
Этап 3. Выявление роли головной компании и ее функции
Есть три основные функциональные роли головной компании.
1. Наблюдатель. Ничего не согласовывает, собирает данные о плановых и фактических движениях и остатках денег. Эта информация может потребоваться для внутригруппового финансирования.
2. Контролер. Более широкая функция. Она также включает согласование и утверждение бюджетов, и наиболее крупных платежей, например, по инвестиционной деятельности.
3. Казначей. Полный контроль над движением денежных средств каждой «дочки», включающий согласование заявок и их контроль по утвержденному бюджету. Казначейство принимает окончательное решение, об оплате.
Выбор той или иной роли зависит от целей, которые преследует компания. Например, если главная цель «Формирование консолидированных планов и план-фактный анализ по группе» (это может потребоваться для получения крупного кредита), достаточно роли «Наблюдатель». Если головная компания собирается тотально контролировать денежные потоки группы, требуется роль «Казначей».
Этап 4. Разработка бюджета движения денежных средств
Этот этап включает несколько последовательных шагов.
Шаг 1. Разработайте и унифицируйте кодификатор статей ДДС группы. Для этого можно использовать бухгалтерские статьи ДДС. Но чаще всего управленческий кодификатор шире, так как он включает операции, которые в бухгалтерии либо не отражены, либо отражены по-иному (к примеру, кассовые операции которые не проходят по бухгалтерии). Поэтому проще и лучше разработать кодификатор на основе анализа реальных (включающих не только бухгалтерские) хозяйственных операций. Выпишите такие операции в отдельную таблицу. Пример см. в таблице 2.
Таблица 2. Реальные хозяйственные операции
| Группа | Элемент | Проводки |
| Учет расчетов с учредителями | взнос в уставной капитал | |
| поступление взносов на р/с | ||
| начисление доходов учредителям | ||
| выплата доходов учредителям (нал.) | ||
| выплата доходов учредителям (б/н) | ||
| Учет производственных запасов | приобретение материалов | |
| передача материалов в производство | ||
| продажа материалов | ||
| инвентаризация материалов | ||
| Учет затрат на производство продукции | учет полной с/с | |
| учет неполной с/с | ||
| учет потерь производства | ||
| Учет расчетов с персоналом | выдана зарплата (нал.) | |
| выдана зарплата (б/н) | ||
| начисление зарплаты рабочим | ||
| начисление зарплаты управленцам | ||
| отчисления с зарплаты рабочих | ||
| отчисления с зарплаты управленцев |
Затем определите для себя, к какому типу статья относится. Если операция характеризуется поступлением или выплатой ДС – это статья ДДС, если начислением – значит БДР. В рамках казначейства нужны только статьи ДДС.
Разработку кодификатора поручите либо региональной финансовой службе, либо централизованной. Нередки случаи привлечения внешних консультантов (пример классификации операций см. схему 1).
Схема 1. Классификация операций
Шаг 2. Статьи каждого ДЗО обобщите в унифицированный кодификатор группы. Это и есть те статьи, по которым будут формироваться бюджеты ДДС группы. Они же будут указаны в заявках на расходование ДС.
Каждая статья может иметь набор аналитических разрезов, которые важны для дальнейшего анализа деятельности группы.
Например, надо понять:
- какова дебиторская/кредиторская задолженность предприятий перед контрагентами;
- каковы остатки каждого ДЗО на расчетных счетах и в кассах.
Для этого потребуются остатки, которые на начальном этапе можно собирать в формате оборотно-сальдовой ведомости по каждому ДЗО.
Когда информация должна быть обязательно унифицирована
Представьте, что потребовалось составить отчет о совокупной задолженности контрагенту «Вымпелком». Если от одного ДЗО приходит отчет о задолженности в пользу «Вымпелком», а от другого – в пользу «Билайн», далеко не всегда однозначно, что «Вымпелком» и «Билайн» — это одна и та же компания.
Чтобы избежать подобной ситуации, нужно определить:
- по каким правилам будут регистрироваться контрагенты, какие реквизиты нужно обязательно указывать.
К примеру, для контрагента такими реквизитами могут быть ИНН/КПП.
Основанием для предоставления скидок и особых условий может быть следующая информация:
- с какими контрагентами работают подразделения;
- какие товары, материалы поставляет контрагент.
Если у группы проектный бизнес – важно знать, какие выплаты были произведены по какому проекту и т.д.
Шаг 3. Сформируйте бюджет движения денежных средств. Процесс бюджетирования – это отдельная тема для большой статьи. Мы ее коснемся только в части формирования БДДС.
Как правило, драйвер бюджетирования — бюджет продаж. На его основе строятся остальные бюджеты.
Общий вид схемы бюджетирования показан на схеме 2.
Схема 2. Процесс построения бюджетов
Бюджет движения денежных средств включает в себя три ключевых раздела.
1. Основная деятельность - денежные потоки, возникающие в результате основной деятельности: продаж собственной продукции, товаров других предприятий, оказания услуг.
2. Финансовая деятельность - денежные потоки, связанные с получением или выплатой кредитов и займов, а также прочих финансовых операций.
3. Инвестиционная деятельность - денежные потоки, возникающие в результате приобретения и реализации основных средств и нематериальных активов.
Любая статья ДДС относится к одному из указанных разделов.
Операционную деятельность, как правило, формирует каждое ДЗО, инвестиционную и финансовую - головная компания.
Начало подготовки бюджетов на следующий год у многих компаний приходится на июль август. К декабрю готовятся финальные версии бюджетов, которые утверждаются бюджетным комитетом и спускаются каждому ДЗО.
Этап 5. Создание процедуры согласования заявок
Итак, бюджетная кампания утверждена (планы подготовлены и утверждены бюджетными комитетами ДЗО и головной компанией), впереди новый финансовый год. Процедура формирования заявок так же, как и в предыдущем этапе пошаговая.
Шаг 1. ДЗО начинают инициировать платежи:
- по обязательствам которые уже наступили, то есть, на основании поступлений товароматериальных ценностей (ТМЦ), оказанных услуг, начисленной ЗП персоналу и т.д.;
- авансовые платежи – предоплата за аренду, материалы и т.д.
Заявки на платежи:
- формируются перед началом платежного периода (за неделю, за декаду). Горизонт каждая компания определяет для себя сама. Это делается для того, чтобы заранее определить потенциальные кассовые разрывы и принять меры, например, часть заявок перенести на следующие периоды.
- сравниваются по статьям с утвержденным БДДС, который является лимитирующим документом по отношению к заявке (могут быть и внебюджетные, срочные, платежи). Это первая линия контроля
- подлежат согласованию.
Кто согласовывает заявки на платежи
Как правило, схема следующая:
- руководитель подразделения инициатора ставим на заявке свою подпись;
- заявки пакетно направляются в группу компаний, где их акцептует главный казначей и/или финансовый директор группы;
- прочие подразделения (юридическая служба, служба безопасности и т.д.) так же могут быть задействованы.
В моей практике встречались примеры, когда маршрут согласования зависел от определенных условий, например, заявку свыше 1 млн рублей дополнительно согласовывает генеральный директор.
Шаг 2. Формируются ежедневные реестры платежей по каждому ДЗО, которые состоят из утвержденных заявок, стоящих к оплате в этот день.
Шаг 3. Согласно утвержденным реестрам, каждое ДЗО производит оплату через свой клиент-банк/кассу.
Шаг 4. Оплаченные заявки в виде фактических платежей собираются по всей группе в консолидированный отчет о движении ДС.
Таким образом, головная компания имеет возможность сравнить бюджет ДДС с фактическим отчетом, как по отдельному ДЗО, так и по всей группе (см. схему 3, так же «Что делать, когда требуется внутреннее финансирование»).
Схема 3. Типовой казначейский процесс
Что делать, когда требуется внутреннее финансирование
Если у компании группы есть свободная наличность, а другой компании ее не хватает, имеет смысл организовать внутригрупповое финансирование. Банки предоставляют инструменты для таких операций. Наиболее распространенным является, так называемый, кэш пулинг, который может быть:
- материальным то есть, с физическим перечислением денежных средств в конце дня на единый мастер-счет. Перевод денег между организациями происходит через договоры займов, с начислением соответствующих процентов;
- виртуальным с компенсацией расходов по овердрафту за счет процентов на остаток на счетах юридических лиц, образующих группу компаний. Договоров займа не заключается, так как физического движения денег нет.
Кроме того, ряд банков предоставляют услуги расчетных центров корпорации, которые включают в себя:
- прямой доступ головного предприятия ко всем (или выбранной части) платежным операциям группы компаний в режиме реального времени, то есть, мониторинг всех платежных документов группы компаний;
- авторизацию платежных документов;
- бюджетный контроль.
Однако при использовании таких инструментов есть ряд ограничений:
- зависимость от одного банка – вам необходимо будет перевести все организации в один банк. Это может быть проблемой, если выбранный банк представлен не во всех регионах, где группа ведет деятельность;
- через пулинговые операции можно увидеть аффилированность компаний. Далеко не всегда это приемлемо, особенно в российских реалиях;
- пулинговые операции позволяют работать только со счетами, но не с кассами. Если много операций через кассу, пулинг может быть не удобен.
Этап 6. Подготовка и утверждение регламента казначейских функций
В регламенте надо описать кто, что, как и когда будет делать в рамках реализации функции централизованного планирования и контроля над деньгами, какие статьи ДДС и аналитики используются в рамках этого процесса. Естественно для целей дальнейшей консолидации, эти аналитики должны быть едины по всей группе.
Часто в ДЗО уже есть свои регламенты, которые могут быть скорректированы исходя из интересов группы. В нем важно прописать ряд правил.
Правила подготовки БДДС:
- что такое бюджет ДДС;
- из чего состоит БДДС (статьи, аналитика);
- на основе чего составляется БДДС;
- какие подразделения и как участвуют в составлении БДДС;
- в какие сроки происходит составление БДДС;
- кто, как и когда согласовывает БДДС;
- порядок актуализации и корректировки БДДС.
Правила подготовки заявок на расходование ДС:
- что такое заявка и для чего она нужна;
- очередность платежей («Первая очередь – платежи, задержка по которым может вызвать серьезные негативные последствия для предприятия. К таким платежам относится оплата налогов» и т.д.);
- порядок инициации заявки на платеж (на основе чего создается заявка, какие реквизиты в ней заполняется);
- порядок сбора заявок на расходование ДС (в какие сроки происходит сбор заявок);
- порядок формирования платежного календаря;
- порядок акцептования заявок (кто, в какие сроки согласовывает и утверждает заявки);
- правила формирования реестра платежей;
- правила проведения платежа (банк-клиент, касса);
Анализ движения денежных средств:
- какая отчетность формируется;
- какие показатели высчитываются;
- кто в какие сроки заверяет отчетность.
Как правило, регламент утверждается на уровне группы и подписывается финансовым и генеральным директорами.
Этап 7. Автоматизация процесса
Независимо от того, в какой роли выступает ГК, должен быть инструмент, который позволяет оперативно получить информацию как по одной дочке, так и в целом по всей группе. Вариант с Excel не подходит по нескольким причинам:
- с одним файлом в режиме редактирования может работать только один пользователь;
- плохая масштабируемость (сложно работать с Excel, в котором несколько десятков тысяч строк);
- плохая безопасность – нельзя разграничить доступ к различной информации внутри файла.
Выход – создание единой учетной казначейской системы. Опишу основные этапы автоматизации.
Как выбрать компанию-вендора для внедрения системы централизованного казначейства
1. Выбирайте компанию, которая уже решала сходные с вашей задачи – наличие опыта позволяет избежать многих ошибок и в целом сократить стоимость и срок внедрения системы
2. Крайне желательно, чтобы у вендора был готовый типовой функционал системы – поскольку в основу типового коробочного решение заложен рабочий бизнес-процесс
3. Проговорите с вендором несколько вариантов решения, выясните все плюсы и минусы.
1.Аудит учетных систем в ДЗО. С самого начала необходимо провести аудит учетных систем в «дочках», понять, кто, на чем работает. Хорошо, если все пользуются одной платформой. Иначе придется задуматься о переводе ДЗО на единую платформу, как правило, на самую распространенную в группе. Затем организовывать обмен данными между системами будет гораздо проще.
2. Унификация нормативно-справочной информации. Надо унифицировать справочники (аналитики). Со статьями и аналитикой мы определились на этапе методологии. Параллельно с унификацией имеет смысл почистить справочники, так как зачастую имеет место дублирование элементов. Как правило, для сопровождения нормативно-справочной документации создается MDM-система (Master Data Management), в которую заносятся и затем транслируются в ДЗО.
3. Разработка механизма загрузки остатков по расчетным счетам и кассам дочерних компаний.
4. Настройка визирования заявок на расходование. Заявку могут согласовывать разные сотрудники в зависимости от суммы платежа, контрагента, статьи платежа, проекта. Кроме того, могут быть условия, которые требуют отдельной визы. Например, заявки свыше 10 млн рублей согласуются лично вице-президентом компании.
5. Планирование поступлений и выплат – одна из важных частей централизованного казначейства. Бюджет выплат фактически задает лимиты, с которыми будут сверяться заявки на расходование денежных средств. В системе должен быть организован механизм формирования бюджетов и их согласования на всех уровнях.
6. Создание механизма обмена плановыми и фактическими данными. Для того чтобы данные попадали из периферийных баз в централизованную систему необходимо разработать механизмы обмена. Формат обмена может быть любой –Excel, XML и т.д.
7. Формирование механизма отчетности. Система должна представлять всю необходимую отчетность. В состав отчетных форм могут входить:
- консолидированный отчет о движении денежных средств;
- консолидированный отчет об остатках денежных средств;
- план-факт анализ движений денежных средств;
- консолидированный платежный календарь;
- отчет о внутригрупповых платежах;
8.Создание команды проекта. Перед началом автоматизации и внедрения системы целесообразно создать проектную команду, куда будут входить заинтересованные в проекте люди. Руководитель проекта обязательно должен обладать административным ресурсом. В большинстве случаев имеет место скрытое или явное противодействие сотрудников внедрению новой системы (да и вообще всяким изменениям) и тому есть несколько причин:
- нежелание осваивать новую систему (как правило, это дополнительная нагрузка на сотрудника);
- нежелание региональных менеджеров подвергаться контролю со стороны УК (такой контроль предотвращает появление непрозрачных схем работы).
Не стоит пытаться включить в процесс сразу все «дочки». Выберите фокусную группу (5-6 компаний), на которой отработайте процесс. Остальные «дочки» можно подключать по шаблону.
